出納帳記帳と領収書や請求書の帳簿書類の整理ファイル保存の仕方
【現金出納帳の記帳】現金出納帳には、小口現金で支払ったもののみを記帳します。市販で販売されている、金銭出納帳に手書きをしてもよいですし、エクセルシートで集計しても構いません。 日付順に記載します。（エクセルの場合だと、日付順に後で並べ替えることができるため便利です） 手元の現金残高と現金出納帳の帳簿残高が一致すればOKです。 手元の現金とは、会社の金庫にある実際の小口現金のことです。預金口座とは別です。※現金出納帳に記載するのは、小口現金で支払った場合のみです。 カード支払や口座からの引き落としは出納帳には記載しません。
【領収書の整理】領収書は、スクラップブックやノートに貼り付けて整理します。 領収書は、日付ごとに下から上に貼り付けていきます。貼り付ける際は、少しずらしながら貼れば後で見るときに見やすくなります。 現金出納帳で記帳した領収書とクレジットカードで使用した際の領収書はこれとは区別して整理するようにしましょう。 税金や、社会保険料などの領収書控えや納付書の控えは日々の経費の領収書とは別で保存しておきます。 車検時に必要な自動車税の納付書も別で保存しておくとよいです。
【証憑類は内容ごとに区別して保存】売上や支払に関する請求書は、月ごと又は相手先ごとにファイルしておきます。ファイルの種類はどんなものでも構いません。 内容ごとにファイルの種類や厚さ、色を区別しておくと便利です。（A4サイズの書類が一般的に多く使われています） できるだけパンチ穴でファイルに綴るように心掛けます。
≪書類の内容・項目ごとに整理≫・売上請求書（見積書や納品書） ・支払請求書 ・給与明細、賃金台帳 ・クレジットカード明細 ・現金出納帳 ・領収書綴り（クレジットカード用と現金用は別に） ・税金、社保の納付書、支払明細 ・家賃や車両購入、リース契約書や支払明細・返済予定表 ・医療費の領収書（確定申告で必要） ・生命保険の控除証明書（年末調整や確定申告で必要）
【整理整頓のコツ】各業者や役所から届いた書類は、すぐに中身を確認します。代表者や会社の押印が必要なものは、押印を済ませ、クリアファイルに入れておきます。 「これは、未処理のもの」とわかるようにBOXに入れておけば便利です。 ※よくあるダメなパターン 一度、中身を確認して、再び封筒に戻して、数日後、また中身を確認して、また封筒に戻して、、この作業を繰り返して、机の隅に山積みになっている。。。。。 ファイリングすることは面倒で大変だと思うかもしれませんが、あれがない、これがないと探し回るほうがもっと大変です。 |
